En esta ocasión, conocerás las etapas clave de la Business Intelligence. Puede decirse en primer lugar que es la acción de transformación de los datos organizacionales en información crítica. La información en conocimiento y con la identificación repetitiva, convertir el conocimiento en inteligencia.
Por ello, la Business Intelligence (BI) se trata de un amplio y diverso campo de aplicaciones y tecnologías cuyas funciones son: recopilar, almacenar, analizar y proporcionar acceso a los datos. Todo ello para servir de ayuda al personal de la organización a tomar mejores decisiones. Las aplicaciones de este tipo, complementan las funciones que tienen los sistemas de soporte a la toma de decisiones.
Del mismo modo, la consulta y los informes, el procesamiento analítico en línea (OLAP), análisis estadístico de datos, previsión y la Data Mining. Además, transforman los datos brutos en información totalmente importante y útil de alguna manera. Esta información se utiliza para permitir una visión estratégica, táctica y operativa eficaz. Lo que trae como resultado, decisiones totalmente asertivas y que se hacen en tiempo récord.
A su vez, la Business Intelligence no es solo algunos hechos y cifras en un informe impreso o en una pantalla de computadora. También, proporciona información vital para tomar decisiones organizacionales importantes. Del mismo modo, ofrece información de retroalimentación, la cual puede utilizarse para evaluar una decisión. Estos sistemas permiten a la empresa proporcionar a los usuarios una visión de los activos de información de la misma.
¿Cuáles son las etapas clave de la Business Intelligence?
Ahora verás cuáles son las etapas clave de la Business Intelligence. Como sabrás, como todo proceso, sistemas y conjunto de tecnologías, se basan en etapas o partes. Estas partes conforman el todo cuando se habla de la Business Intelligence.
1. Obtención de datos
Cuando se habla de Business Intelligence, se habla de la extracción exitosa de información, a través de múltiples fuentes de datos. Estos pueden ser: documentos de texto, memorándum, informes o mensajes de correo electrónico. También, fotografías e imágenes, sonidos, tablas formateadas, sitios web y listas de URL.
La clave de la búsqueda de los datos, comprende la obtención de la información en formato electrónico. Estas fuentes comunes de datos pueden ser: escáneres, cámaras digitales, consultas en bases de datos, búsquedas en Internet, acceso a archivos informáticos, entre otras.
Es una de las etapas clave en la Business Intelligence, debido a que consiste en condensar conocimientos útiles a partir de agrupaciones de datos. Se trata de estimar las últimas tendencias, integrar y resumir información dispar. Así como también, validar modelos de comprensión y predecir la información que falta o cuáles serán las próximas tendencias.
Este proceso de análisis de datos también se denomina Data Mining o descubrimiento de conocimientos. Igualmente, la recopilación de datos es un extenso procedimiento de recogida de información. Esto para realizar observaciones directas y responder a preguntas abiertas.
En algún momento, las organizaciones utilizan la recopilación de datos para obtener información en tiempo real acerca de un inconveniente concreto o un proceso de flujo de trabajo. La investigación realizada a través de la recopilación y el análisis, permite a las partes tomar decisiones asertivas y con mayor calidad de información. Las cuales mejoran el rendimiento general de la organización de forma exponencial.
Algunos puntos a tener en cuenta con respecto a la recopilación de datos
Es necesario que sepas lo siguiente antes hacer una recopilación y análisis de datos exhaustivo. Esto con la finalidad única de obtener información de calidad y para ayudar en una toma de decisiones asertiva.
De igual manera, los equipos de trabajo deben investigar cuáles fuentes de datos son más propicias a la hora de dar respuesta a las preguntas de investigación. Las cuales son relativas a los diferentes departamentos de la organización. Del mismo modo, las organizaciones recopilan sus datos a través de varios métodos de investigación diferentes, entre ellos pueden mencionarse:
- Sitios web.
- Sistemas de TPV.
- Entrevistas a grupos de discusión.
- Estudios de casos.
- Historial de transacciones.
- Preguntas de las entrevistas.
- Concursos o sorteos.
- Encuestas y cuestionarios en línea.
- Peticiones en línea.
- Aplicaciones móviles.
- Actividad en las redes sociales.
Se considera que es una de las etapas clave de la Business Intelligence, debido a que comienza con la recopilación de datos para utilizarlos con fines de análisis. Si no se utilizan técnicas de recopilación de calidad para reunir datos que sean de absoluta relevancia y precisión. Una herramienta como esta, no proporcionará a los usuarios la información adecuada para corregir los inconvenientes y mejorar el rendimiento.
2. Conocimiento de la situación
Se trata de una de las etapas clave de la Business Intelligence debido a que consiste en filtrar la información irrelevante y situar la restante en el contexto de la organización y su entorno. De esta manera, los usuarios necesitan los elementos clave de la información relevante para sus necesidades.
Igualmente, necesitan una información condensada. Proveniente de todos los datos relevantes, tales como: fuerzas del mercado, políticas gubernamentales, entre otros. De esta manera, el conocimiento de la situación es la comprensión del contexto en el que hay que entender y tomar decisiones. Los algoritmos de evaluación de la situación proporcionan el resumen de datos de manera automática.
Del mismo modo, el conocimiento de la situación se basa en datos en tiempo real. Para que los equipos de trabajo y de las operaciones tengan conocimiento de la situación, necesitarán acceder a información actualizada procedente de los sensores IoT, por ejemplo. Así como también, de otros activos tecnológicos de las instalaciones propiamente dichas.
De tal manera que una buena plataforma de conocimiento de la situación, debe organizar y analizar constantemente cantidades masivas de datos, llamado también Big Data. Esto los convierte en información procesable que se les entrega a las personas adecuadas. Todo ello en el momento oportuno.
Se toma el Big Data para minimizar la cantidad de datos
En términos más sencillos, el conocimiento de la situación consiste en tomar el Big Data y convertirlo en pequeños datos. Esto los hace concisos y accesibles para quienes más los necesitan. Puedes tomar como ejemplo el funcionamiento desde el punto de vista de la seguridad pública.
En primer lugar, los oficiales de policía necesitan la ayuda de la tecnología. Esto para identificar, localizar y responder con eficacia a las amenazas en tiempo real. Si se produce algún evento de preocupación en un parque de la ciudad, la tecnología de conocimiento de la situación entra en acción. Esto en forma de sensores de disparo, transmisiones de las cámaras y sistemas de control de acceso.
Los cuales pueden utilizarse para identificar la ubicación del evento, alertar al oficial de policía más cercano, trazar la trayectoria más directa del oficial, activar las luces y las cámaras en las zonas pertinentes.
Si tomas como ejemplo el amplio campo del transporte, la tecnología de conocimiento de la situación proporciona visibilidad de los datos en tiempo real a todas las partes que intervienen en la cadena de suministro. Por norma general, los datos de los sistemas de control del tráfico, sensores de geolocalización y los sistemas de diagnóstico a bordo de los camiones, pueden desviar a los conductores de los atascos.
Así como también, pueden actualizar a los minoristas sobre los plazos de entrega previstos y alertar a los gestores de flotas sobre la necesidad del mantenimiento de los camiones. El resultado no es solo que los conductores sean más seguros y estén más capacitados, sino que los proveedores obtengan una mayor rentabilidad y los clientes una mayor velocidad de entrega.
3.- Evaluación de riesgos
Las etapas clave de la Business Intelligence como esta, consiste en descubrir qué acciones o decisiones probables podrían tomarse en distintos momentos. Se trata de servir de apoyo para hacer un balance entre el riesgo actual y futuro. Así como también, los costes o beneficios de tomar una decisión frente a otra. En resumidas cuentas, se trata de deducir y resumir las mejores opciones.
Por ello, la evaluación de riesgos es la identificación de los peligros que podrían afectar negativamente la capacidad de una empresa para llevar a cabo su actividad. Estas evaluaciones ayudan a identificar estos riesgos y proporcionar medidas, procesos y controles para reducir el impacto negativo en las operaciones de las compañías.
Es una de las etapas clave de la Business Intelligence, debido a que las empresas pueden utilizar un marco de evaluación de riesgos. Esto para priorizar y compartir los detalles de la evaluación, incluyendo cualquier riesgo para su infraestructura de tecnologías de la información.
El Marco de Evaluación de Riesgos ayuda a una empresa a descubrir los peligros potenciales y los activos de la empresa puestos en riesgo. Así como también, a identificar las posibles consecuencias si estos conflictos llegan a ser una realidad.
La evaluación de riesgos sigue algunas directrices específicas
La forma de llevar a cabo una evaluación de riesgos varía mucho en función de los peligros propios del tipo de empresa, por ejemplo. Otro de los peligros se mide a través del sector en el que se encuentre y de las normas de cumplimiento que se apliquen a esa organización. No obstante, existen algunos pasos puedes seguir independientemente de tu tipo de negocio.
Identificar los peligros
El primer paso en una evaluación de riesgos es identificar cualquier peligro potencial que, de producirse, influiría negativamente en la capacidad de la organización para poder ejecutar normalmente su actividad. Entre los peligros potenciales que podrían considerarse durante la evaluación de riesgos se encuentran las catástrofes naturales, ciberataques y los cortes de electricidad.
La Business Intelligence entra en este escenario obteniendo los datos necesarios para hacer predicciones basadas en información fidedigna. Además de ello, permite que dicha obtención de datos sea en un lapso de tiempo muy corto y con el mayor volumen de datos en bruto para analizar.
Determinar los actores que podrían recibir daños
Una vez que los riesgos son determinados, el paso que viene a continuación dentro de las etapas clave de la Business Intelligence, es determinar cuáles activos de la organización se verían afectados si el peligro se hace realidad.
Del mismo modo, los activos de la compañía que se consideran en riesgo por estos peligros pueden incluir la infraestructura crítica. Tales como los sistemas de tecnologías de la información, operaciones comerciales, la reputación de la empresa e incluso, la seguridad de los trabajadores.
Desarrollar medidas de control
La Business Intelligence permite hacer un análisis de riesgos que ayuda a identificar cómo afectarán los peligros a los activos de la organización. Así como también, las medidas que pueden ponerse en práctica para minimizar el impacto de estos peligros en la misma. De tal manera que los peligros potenciales incluyen daños a la propiedad, interrupción de la actividad productiva, pérdidas financieras y sanciones legales.
Analizar las conclusiones
La organización debe registrar y analizar las conclusiones de la evaluación de riesgos y archivarlas como documentos oficiales de fácil acceso. Además, los registros deben incluir detalles sobre los peligros potenciales, riesgos asociados y los planes para prevenirlos.
Revisar y actualizar periódicamente la evaluación de riesgos
Los peligros potenciales, riesgos y los controles resultantes pueden cambiar rápidamente en un entorno organizacional de estos tiempos. Por ello, es importante que las compañías actualicen sus evaluaciones de riesgos de forma periódica para adaptarse a estos cambios.
Asimismo, existen herramientas de evaluación de riesgos, como las plantillas de evaluación, para diferentes sectores. Pueden resultar útiles para las empresas que están desarrollando sus primeras evaluaciones de riesgos o actualizando las más antiguas.
Sirve de apoyo a la toma de decisiones
La Business Intelligence consiste en utilizar la información de forma inteligente, aunque parezca redundante apuntarlo. Su objetivo es ponerte en alerta ante acontecimientos importantes. Estos acontecimientos pueden ser adquisiciones, cambios en el mercado y mal rendimiento de los equipos de trabajo, para que puedas tomar medidas preventivas.
De igual manera, es una de las etapas clave de la Business Intelligence debido a que pretende ayudarte a analizar y tomar mejores decisiones empresariales. Así como también, para mejorar las ventas, la satisfacción de los clientes o la moral de los equipos de trabajo. Es una etapa que presenta la información que necesitas, exactamente cuando la necesitas.
Tal parece que el poco interés que se tiene por los sistemas y tecnologías que sirven de apoyo a la toma de decisiones en la gestión de organizaciones. No disminuye lo que significa una toma de decisiones con amplio respaldo en la tecnología y en métodos innovadores.
Por ello, al ser atribuidas a los sistemas y tecnologías inteligentes, las herramientas de apoyo a la toma de decisiones se han visto ampliamente complementadas por las tecnologías de Business Intelligence. De igual manera, algunas tecnologías se apoyan en las respectivas tecnologías de la información. Que a menudo parecen estar muy relacionadas. El Máster en Data Science es una oportunidad de oro para que puedas ampliar tus conocimientos de análisis de información organizacional. Este programa de estudios avanzados te permite lograr tus objetivos empresariales en corto tiempo.